Hinweisgeberschutzgesetz umsetzen - Was Beschäftigungsgeber jetzt zu tun haben:

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), welches im Juli 2023 in Kraft getreten ist, hat die Spielregeln für Whistleblowing in Deutschland grundlegend verändert. Dieser Artikel bietet einen ersten Leitfaden zur Umsetzung des Gesetzes, erläutert die zentralen Aspekte des Hinweisgeberschutzgesetzes und diskutiert, warum seine effektive Umsetzung für Compliance und die Sicherung der Unternehmensreputation entscheidend ist.

Gliederung:

1. Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz?
2. Warum ist die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes wichtig?
3. Wie funktioniert ein Hinweisgebersystem?
4. Was bedeutet ein Verstoß gegen das Hinweisgeberschutzgesetz?
5. Wie sollte die interne Meldestelle eingerichtet werden?
6. Wie sollte die externe Meldestelle eingerichtet werden?
7. Welche Rolle spielt die Anonymität bei Meldungen?
8. Wie muss die Meldestellenarbeit dokumentiert werden?
9. Wer sollte die Meldestellenarbeit übernehmen?
10. Welche Sanktionen drohen bei Verstößen gegen das Hinweisgeberschutzgesetz?
11. Was sind die Folgen einer nicht korrekten Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes?
12. Zusammenfassung: Wichtige Punkte zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes.

Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz?

Das Hinweisgeberschutzgesetz, welches ursprünglich bereits im Dezember 2021 und in Kraft getreten sein sollte und auch eine EU Richtlinie zurückgeht, ist nun am 02. Juli 2023 rechtskräftig geworden. Die Nichtumsetzung kostete Deutschland erheblich Geld. Das nun aber gültige Gesetz regelt nun aber umfassenden Schutz von Whistleblowern, also innerbetrieblichen Hinweisgebenden. Das HinSchG sieht vor, dass Unternehmen und weitere Beschäftigungsgeber ab 50 Mitarbeitern, wie beispielsweise Kirchen, spezielle Meldekanäle einrichten, um Hinweisgeber zu schützen, die Informationen über Verstöße in ihrem Arbeitsumfeld melden. Insbesondere wird erwartet, dass Unternehmen interne Meldekanäle und interne Meldestellen einrichten, um eingehende Meldungen effektiv zu behandeln.

Warum ist die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes wichtig?

Die korrekte Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes ist entscheidend, um die Rechte von Hinweisgebern zu schützen und gleichzeitig das Unternehmen vor potenziellen rechtlichen Risiken zu schützen. Unternehmen, die das Hinweisgeberschutzgesetz nicht korrekt umsetzen, können mit hohen Bußgeldern konfrontiert werden. Darüber hinaus können Unternehmen, die das Gesetz nicht einhalten, auch ihren guten Ruf verlieren, was langfristige finanzielle und betriebliche Auswirkungen haben kann.

Wie funktioniert ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem ist ein Mechanismus, der es Beschäftigten ermöglicht, Verstöße gegen Gesetze oder Unternehmensrichtlinien zu melden. Diese Meldungen können anonym erfolgen, um den Schutz der hinweisgebenden Person zu gewährleisten. Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht vor, dass Unternehmen sowohl interne als auch externe Meldestellen einrichten, um Meldungen entgegenzunehmen und angemessen darauf zu reagieren. Gemeinhin wird der Begriff Hinweisgebersystem mit Hinweisgebermanagement-Software oder auch Whistleblower Software gleichgesetzt. Diese stellt allerdings nur eine technisch-organisatorische Umsetzung der Anforderungen dar, wohingegen das Hinweisgebersystem den gesamten Prozess regelt.

Was bedeutet ein Verstoß gegen das Hinweisgeberschutzgesetz?

Ein Verstoß gegen das Hinweisgeberschutzgesetz kann in verschiedenen Formen auftreten. Eine davon ist die Nichtbereitstellung geeigneter Meldekanäle für Hinweisgeber. Ein weiterer Verstoß könnte die Nichtbeachtung der Vertraulichkeit der Hinweisgeber oder die Vergeltung gegen Hinweisgeber sein. Bei Verstößen gegen das Hinweisgeberschutzgesetz können erhebliche Geldbußen verhängt werden.

Wie sollte die interne Meldestelle eingerichtet werden?

Die Einrichtung einer internen Meldestelle ist eine der wesentlichen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes. Unternehmen müssen eine interne Meldestelle einrichten, die unabhängig, vertraulich und effektiv ist. Dies bedeutet, dass die Meldestelle in der Lage sein muss, Meldungen zu empfangen, zu bewerten und angemessen darauf zu reagieren. Darüber hinaus muss die Meldestelle in der Lage sein, die Identität der Hinweisgeber zu wahren. Darüber hinaus kann die Meldestelle auch anonyme Meldungen verarbeiten, wenn sich der Beschäftigungsgeber für die Abgabemöglichkeit dieser entschieden hat.

Wie sollte die externe Meldestelle eingerichtet werden?

Neben der internen Meldestelle erfordert das Hinweisgeberschutzgesetz auch die Einrichtung einer externen Meldestelle. Diese werden vom Bund und den Ländern eingerichtet. Eine externe Meldestelle bietet den Beschäftigten eine zusätzliche Option für die Meldung von Verstößen, besonders wenn sie befürchten, dass ihre Meldung intern nicht ordnungsgemäß behandelt wird. Die externe Meldestelle sollte unabhängig und vertraulich sein und die Möglichkeit bieten, Meldungen anonym entgegenzunehmen. Für Beschäftigte stellt die externe Meldestelle eine Möglichkeit dar, sicher Meldungen abzugeben. Arbeitgeber tun gut daran die Abgabe über eine Interne Meldestelle zu forcieren, um nicht direkt mit der öffentlichen Hand konfrontier zu werden.

Welche Rolle spielt die Anonymität bei Meldungen?

Die Anonymität spielt eine wichtige Rolle im Hinweisgeberschutzgesetz. Sie dient dazu, die hinweisgebenden Personen vor möglichen Repressalien zu schützen. Das Gesetz sah in einer früheren Fassung vor, dass sowohl interne als auch externe Meldestellen die Möglichkeit bieten müssen, anonyme Meldungen entgegenzunehmen. Grundstätzlich ist das noch immer so. Wenn eine anonyme Meldung eingeht, muss diese durch die Meldestelle auch bearbeitet werden. Jedoch muss die betreffende Organisation keinen anonymen Meldekanal mehr anbieten. Wenn die anonyme Meldung aber einen anderen Weg ins Unternehmen findet, ist diese ernst zu nehmen und zu verfolgen. Vor diesem Hintergrund ist die Schulung der meldestellenverantwortlichen Personen (auch Case Manager genannt) so entscheidend und gestztlich vorgeschrieben.

Wie muss die Meldestellenarbeit dokumentiert werden?

Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt in §11 sehr genau, wie mit Meldungen umzugehen ist und welche Dokumentations- und Löschanforderungen an Meldungen gestellt werden. Diese sind zu beachten, da ansonsten ein Regelungsverstoß droht.

Wer sollte die Meldestellenarbeit übernehmen?

Das Gesetz schreibt vor, dass die Meldestelle weisungsfrei agieren muss. Das schließt aber nicht aus, dass Case Manager nicht auch eine andere Tätigkeit im Unternehmen ausüben können. Jedoch sind Interessenskonflikte zu vermeiden, was Datenschützer (DSB) und Informationssicherheitsbeauftragte (ISB) ausschließt. Auch sollte die Geschäftsführung nicht selbst diese Rolle ausfüllen. Syndikusanwälte und andere Compliance Spezialisten sollten auch nur unter Umständen zum Einsatz kommen, da diese gegebenenfalls die sich an eine Meldung anschließenden internen Untersuchungen führen müssen und nicht gleichzeitig in direkter Kommunikation mit dem Hinweisgeber stehen sollten, um dies ordentlich tun zu können und nicht das Schutzniveau des Hinweisgebers gegenüber desjenigen des Beschäftigungsgebers abwägen zu müssen. Vermutlich wird daher die Wahl oft auf HR fallen, wenn es um den Betrieb der Meldestelle geht. Neben diesen personellen Erwägungen bedarf es auch der fachlichen Expertise um die Meldestelle ordentlich zu betreiben, damit zum Beispiel Falschmeldungen erkannt werden und nicht zu großen Schaden anrichten können sowie reguläre Fälle ordnungsgemäß ausgewertet werden. Nicht zuletzt ist auch zu erwähnen, dass der Betrieb der internen Meldestelle auch vollständig an Dritte übergeben werden kann.

Welche Sanktionen drohen bei Verstößen gegen das Hinweisgeberschutzgesetz?

Bei Verstößen gegen das Hinweisgeberschutzgesetz können erhebliche Sanktionen verhängt werden. Diese können Bußgelder bis zu 50.000 Euro umfassen. Darüber hinaus kann ein Verstoß gegen das Gesetz auch zu erheblichen Reputationsverlusten für das Unternehmen führen. Zudem haften die Leitungsorgane einer Gesellschaft (Also Geschäftfüherer und Vorstände) im Zweifel persönlich gegenüber der Gesellschaft, wenn die Anforderungen nicht ordentlich umgesetzt wurden und der Gesellschaft daraus ein Schaden entsteht. Ganz unabhängig der potenziellen Schäden sollten Unternehmen das Thema aber proaktiv angehen und auch die Vorteile von Whistleblowing in den Fokus nehmen. Hinweisgeber agieren oft auch mit heren Zielen.

Was sind die Folgen einer nicht korrekten Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes?

Die Nichtbeachtung des Hinweisgeberschutzgesetzes kann erhebliche Folgen für Unternehmen haben. Abgesehen von möglichen Bußgeldern können Unternehmen auch ihren guten Ruf verlieren, was zu finanziellen Verlusten und möglichen rechtlichen Konsequenzen führen kann. Darüber hinaus können Unternehmen, die das Gesetz nicht ordnungsgemäß umsetzen, auch mit Klagen von hinweisgebenden Personen konfrontiert werden.

Zusammenfassung: Wichtige Punkte zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes

• Verstehen Sie, was das Hinweisgeberschutzgesetz ist und warum seine Umsetzung wichtig ist.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen ein effektives Hinweisgebersystem hat, das sowohl interne als auch externe Meldestellen umfasst.
• Wahren Sie die Anonymität der Hinweisgeber und schützen Sie sie vor Repressalien.
• Verstehen Sie die möglichen Sanktionen bei Verstößen gegen das Hinweisgeberschutzgesetz und die Folgen einer nicht korrekten Umsetzung.
• Handeln Sie proaktiv, um das Hinweisgeberschutzgesetz in Ihrem Unternehmen korrekt umzusetzen und Verstöße zu vermeiden.

Die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes ist eine wesentliche Voraussetzung für eine effektive Compliance und den Schutz der Rechte von Hinweisgebern. Unternehmen, die das Gesetz korrekt umsetzen, können sich vor potenziellen rechtlichen Risiken schützen und ihre Reputation bewahren. Wenn Sie mehr erfahren wollen, schauen Sie sich auch unseren FAQ-Guide zum Thema an.