Wie Sie eine effektive Hinweisgeber­schutzlösung erfolgreich einführen: Schritt für Schritt.

Nicht zuletzt die EU Whistleblower Richtline über die Meldung von Missständen (Whistleblowing-Richtlinie) hat für eine Senibilisierung und auch Handlungsdruck bei Unternehmen geführt eine Hinweisgeberschutzlösung einzuführen. Wir zeigen Ihnen wie sie schnell, zielsicher und ohne unnötige Kosten an Ihr Ziel kommen.

Vorab: Was ist der Zweck von Whistleblowing für Wirtschaft und Gesellschaft?

Skandale wie die Enthüllung der Panama Papers, der extreme Wirtschftsbetrug von Wirecard, Cum-Ex & Cum-Cum oder die zweifelhaften Geschäfte einiger Bundestagsabgeordneter während der Frühphase der Cororna-Pandemie zeigen überdeutlich, wie entscheidend Enthüllungen und senitive Daten von Whistleblowern für die Aufdeckung von Betrugs- und Korruptionsfällen sind.

Der Schutz für Hinweisgebende ist in Deutschland aber auch noch in weiten Teilen der EU noch immer unzureichend. Unternehmensangehörige und Beschäftige der öffentlichen Hand, die es geschafft haben, Missstände in ihrem beruflichen Umfeld anzusprechen, sind häufig von grundloser Kündigung, Vergeltungsmaßnahmen und persönlicher Diskriminierung betroffen.

Dabei tragen Hinweisgeber durch ihre Enthüllungen häufig zur Aufdeckung oder Vermeidung von Milliardenschäden durch Wirtschaftskriminalität und Korruption bei. Nach Angaben des Bundeskriminalamtes wird der Schaden aus angezeigten Fällen von Wirtschaftskriminalität bis zum Jahr 2022 auf über drei Milliarden Euro ansteigen.

Welche Vorteile bietet ein strukturiertes Hinweis­geberwesen für Sie?

Die Einrichtung eines Hinweisgebersystems sollten Sie dabei nicht nur als lästige rechtliche Verpflichtung betrachten. Vielmehr auch als etwas, das zahlreiche Vorteile bietet, die bewertet und gemessen werden können. Mit Hilfe eines Whistleblowers kann Ihr Unternehmen:

• finanzielle Verluste, Geldstrafen und Rufschädigung verhindern
• schnell und präzise reagieren
• Transparenz und Vertrauen und die Atmosphäre einer offenen Fehlerkultur schaffen.

Laut der wissenschaftlichen Untersuchung "Whistleblowing Report" versuchen rund 90 % aller Hinweisgebenden, aktuelle Probleme zunächst intern zu melden, bevor sie sich an andere Organisationen oder die Medien wenden. Lassen Sie dieses Potenzial nicht ungenutzt und geben Sie diese wertvolle Ressource nicht aus der Hand.

Welche Voraus­setzungen und Bedingungen sind für ein Whistleblower System vorhanden?

Damit die Einführung einer passenden Lösung für Ihre Organisation reibungslos abläuft, sollten Sie einige Dinge im Vorfeld beachten. Dazu zählt das Abschätzen

• der möglichen Zahl an Hinweisen über einen bestimmten Zeitraum betrachtet
• wie aufwändig das Schaffen von Prozesen für das Thema ist und wie man ein passendes Team aufstellt
• der personellen Kapazitäten, die Sie vorhalten müssen, um die eingehenden Hinweise zu bearbeiten
• der technischen Möglichkeiten, die Ihre IT-Infrastruktur mit sich bringt
• der Möglichkeiten der Einbeziehung aller Stakeholder
• der unternehmenskulturellen Gegebenheiten in Ihrer Organisation und die Offenheit mit Fehlern und Fehlverhalten umzugehen.

Im folgenden gehen wir auf die genannten Punkte dezidiert ein.

Wie viele Hinweise werde ich erhalten?

Die Anzahl der Meldungen, die Sie erhalten werden, hängt wesentlich von der Größe der Organisation ab und davon, ob externe Hinweisgeber das System nutzen können. Auch die Art der Kommunikation nach Innnen (und ggf. Außen) ist entscheidend: Dient das System nur der Erfüllung einer gesetzlichen Vorschrift oder wollen Sie die Chance nutzen, eine echte Meldekultur innerhalb Ihres Unternehmens zu etablieren und fördern?

Fast die Hälfte der befragten Unternehmen hat laut "Whistleblowing Report" 2021 Hinweise erhalten. In großen Unternehmen (mit mehr als 250 Beschäftigten) gingen in der Regel 46 Meldungen pro Jahr ein. Bei kleineren Unternehmen (20 bis 49 Beschäftigte) waren es 6 Meldungen. Die befragten Unternehmen stellten fest, dass fast jede zweite Meldung, die sie erhielten, nützlich, gehaltvoll und wesentlich war.

Auch wenn diese Zahlen zunächst nicht hoch klingen, so sollten Sie dennoch beachten, dass die Bearbeitung eines Hinweises viel Zeit und Geld kosten kann, die aber gut investiert sind. Gerade die Nutzung professioneller Software in diesem Zusammenhang ist entscheidend, da dieses die Unterstützungsangebote bereit hält, die Ihre Sachbearbeitenden benötigen.

Wie finde ich die Richtigen Prozesse und wie schaffe ich das passende Team?

Ob es ausreicht eine Einzelperson oder eine Gruppe an Sachbearbeiteden in Ihrem Unternehmen zu benennen hängt wensentlich von der Größe Ihres Unternehmens ab. Zudem spielt die Komplexität eines Hinweises und der Folgeaufwand, Prüfungen dieses Hinweises durchzuführen und Maßnahmen abzuleiten eine entscheidende Rolle.

Hilfreich ist es Prozesse und Abläufe zu definieren, wie mit Hinweisen umgegangen wird, so dass der Zeitaufwand pro Fall bereits nach der Bearbeitung der ersten Fälle für alle künftigen Fälle abgeschätzt werden kann.

Folgende Tipps geben Ihnen eine gute Handreichung, um Ihren ganz individuellen Bedarf abzuschätzten und gleichzeitig eine Checkliste zur Hand zu haben, welche Abläufe und Strukturen Sie für die Bearbeitung von Fällen benötigen:

Legen Sie im Voraus fest, welche Einzelperson oder welches Team für die einzelnen Hinweise zuständig ist und wie sie zu behandeln sind. Dies hilft bei der Beantwortung der folgenden Fragen:

• Soll eine Person oder ein Team zunächst alle Hinweise zentral verwalten? Oder ist es besser, die Aufgaben auf verschiedene Regionen Ihrer wirtschaftlichen Aktivität oder Themenfelder zu verteilen?
• Was geschieht, wenn der einzige Ansprechpartner erkrankt oder abwesend ist? Wollen Sie eine Vetretungsregelung einführen?
• Sollte die Vier-Augen-Regel eingeführt werden, um den falschen Umgang mit Hinweisen zu verhindern?
• Verfügen die Mitarbeitenden über genügend juristische Kenntnisse, um die Fälle zu bearbeiten oder benötigen Sie externe Unterstützung, wie beispielsweise das Hinzuziehen einer Anwaltskanzlei oder eine andere Organisation?

Wir raten Ihnen, die Antworten auf diese Fragen und die entsprechenden Verfahren in einer Richtlinie zu dokumentieren. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle Teammitglieder die Regeln jederzeit überprüfen können und dass sie verbindlich sind. Außerdem fördert es die Transparenz für mögliche Informanten.

Wie viele Personen muss ich intern mit dem Thema betrauen?

Auch an diesem Punkt ist eine Aussage, die auf alle Unternehmen und Branchen gleichermaßen zutrifft wenig zielführend. Um abschätzen zu können, wie viele Mitarbeitende als Sachbearbeiter eingesetzt werden sollen, lohnt sich der Betrieb einer kostentlosen Lösung wie die von konfidal, um über einen Testzeitraum von drei Monaten zu prüfen, wie viele Fälle eingehen. In jedem Fall gilt es zu beachten, dass die EU Richtline und damit auch alle nationalen Gesetze der einzelnen Mitgliedsstaaten Reaktionsfristen vorschreiben. Nach sieben Tagen beispielsweise muss der Whistleblower eine Bestätigung über den Zugang des Hinweises erhalten (Rückmelde- und Bearbeitungsfristen). Genau so existieren Fristen für die Rückmeldung der abgeleiteten Maßnahmen.

Geht man nun davon aus, dass sich Ihre Mitarbeitenden naturgemäß regelmäßig im Urlaub befinden oder erkrankt sind, können die vorgeschriebenen Zeitfenster voraussichtlich oft nicht eingehalten werden. Um Strafen zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen daher immer mindestens zwei Mitarbeitende mit der Bearbeitung zu betrauen. Steigt die Zahl der Fälle oder ist es notwendig für unterschiedliche Thmenfelder wie z.B. Finanzbetrug, Datenschutz und Persönlichkeitsrechte oder Mobbing und sexuelle Übergriffe unterschiedliche Meldekanäle zu betreiben oder je Land in dem Ihre Organisation wirtschaftlich aktiv ist je einen einzelnen Kanal zu betreiben, empfehlen wir Ihnen eine Mitabeitende je Kanal zzgl. einer Person als Redundanz, die jedoch auch mehreren oder allen Kanälen zugeordnet sein kann, um für Unterstützung zu sorgen, sollten die Hauptsachbearbeitenden nicht verfügbar oder überlastet sein.

Technischen Möglichkeiten, die Ihre IT-Infrastruktur mit sich bringt

Einbeziehung aller Stakeholder

Unternehmens­kulturellen Gegebenheiten in Ihrer Organisation und die Offenheit mit Fehlern und Fehlverhalten umzugehen.

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