Inhouse, Extern und Mischformen? Betriebsarten für Meldekanäle und Meldestellen nach HinSchG

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) bietet in Deutschland ab Inkrafttreten einen umfassenden Schutz für Hinweisgebende (Whistleblower), die Verstöße gegen gesetzliche Bestimmungen oder andere Missstände in Unternehmen melden. Eine wichtige Voraussetzung für diesen Schutz ist die Einrichtung von Meldekanälen und Meldestellen, über die Hinweisgeber ihre Meldungen einreichen können. Diese sind laut HinSchG für alle Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden ab dem 17.12.2023 vorgeschrieben, wobei der Betrieb des sogenannten Internen Meldekanals als auch die Meldestelle (Menschen, die Meldungen entgegennehmen und Bearbeiten sowie ggf. interne Untersuchungen anstoßen) auch im Rahmen von Business Process Outsourcing (BPO) externalisiert werden können. Sie können also neben dem eigenen Betrieb und dem Vorhalten von technischen und personellen Ressourcen auch die Entgegennahme und Prüfung von Hinweisgeberfällen als Unternehmen abgeben, wobei gleich hinzugefügt werden muss, dass es Sie nicht von der gesetzlichen Pflicht befreit, Hinweisgeberschutz zu betreiben und Maßnahmen aus Hinweisen abzuleiten.

In diesem Blogbeitrag werden wir verschiedene Optionen für den Betrieb von Meldekanälen und Meldestellen gemäß HinSchG untersuchen, einschließlich Betrieb “inhouse”, “outsourced” sowie Mischformen von beidem.

Inhouse-Meldestellen

Inhouse-Meldestellen sind interne Abteilungen oder Funktionen innerhalb eines Unternehmens, die für die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisgebermeldungen verantwortlich sind. Diese Meldestellen können von der Rechts- oder Compliance-Abteilung, der internen Revision oder einem anderen Teil der Organisation betrieben werden. Der Vorteil von Inhouse-Meldestellen liegt darin, dass sie eine direkte Kommunikation und Abstimmung innerhalb des Unternehmens ermöglichen, was die Reaktionszeit auf Meldungen verkürzen kann. Allerdings kann die Einrichtung und der Betrieb einer internen Meldestelle Ressourcen binden und möglicherweise das Vertrauen der Hinweisgeber beeinträchtigen, wenn sie befürchten, dass ihre Identität nicht ausreichend geschützt ist.

Interne Meldestellen betrieben durch Dienstleister

Dienstleister für den Betrieb des “Internen Meldekanals” und der Meldestelle

Externe Meldestellen sind unabhängige Dritte, die den Meldekanal und die Meldestelle für ein Unternehmen betreiben. Hierbei kann es sich um spezialisierte Dienstleister, Anwaltskanzleien oder andere Organisationen handeln, die über das notwendige Fachwissen und die Infrastruktur verfügen, um Hinweisgebermeldungen entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Externe Meldestellen bieten den Vorteil, dass sie die Unabhängigkeit und Vertraulichkeit der Hinweisgeber stärker betonen können, da sie nicht direkt mit dem Unternehmen verbunden sind. Allerdings können externe Meldestellen auch höhere Kosten verursachen und eine weniger direkte Kommunikation mit dem Unternehmen bedeuten. Kurzum: Sie könnten als Unternehmen potenziell in die Situation geraten, dass sie sprichwörtlich “zu weit weg” von Ihren Meldungen sind, um einen guten Überblick zu wahren. Zeitgleich schafft diese Form allerdings die Option, sich voll und ganz auf das eigene Kerngeschäft zu konzentrieren und Compliance-Themen nur dann zu bearbeiten, wenn es absolut geboten ist. Gerade für kleinste Unternehmen, die gesetzlich aber verpflichtet sind eine Meldestelle zu betreiben, profitieren erheblich vom vollständigen Betrieb durch einen Dienstleister.

Mischformen

Mischformen kombinieren Elemente von Inhouse- und externen Meldestellen, um die Vorteile beider Ansätze zu nutzen. Ein Beispiel für eine Mischform wäre die Einrichtung einer internen Meldestelle, die eng mit einer externen Meldestelle zusammenarbeitet. Die interne Meldestelle könnte beispielsweise für die Bearbeitung von Meldungen und das Führen der internen Untersuchungen sowie das Ableiten von geeigneten Maßnahmen zum Abstellen von Missständen zuständig sein, während die externe Meldestelle den Meldekanal betreibt, erste Stichhaltigkeitsprüfungen der eingehenden Hinweise vornimmt und die Vertraulichkeit gegenüber den Hinweisgebenden sicherstellt. Eine andere Mischform könnte darin bestehen, dass eine interne Meldestelle für bestimmte Arten von Meldungen zuständig ist, während eine externe Meldestelle für andere, möglicherweise sensiblere Meldungen zuständig ist.

Der Mischformenbetrieb ist insbesondere für Unternehmen mit kleinen Legal bzw. Compliance-Teams sehr gut geeignet, die ihre internen Fachpersonen benötigen um Untersuchungen zu steuern und durchzuführen und im Falle von Syndikusrechtsanwälten oder Justiziarinnen nicht konflikthafte Situationen zu erzeugen, in denen die Rechtsexpertinnen und -experten womöglich nicht mehr unvoreingenommen die Belange des Unternehmens vertreten können, sondern auch Hinweisgebendenschutz in ihren Überlegungen und Handlungen einweben müssen.

Vorteile von Mischformen können sein:

• Optimierung der Ressourcennutzung durch die Kombination von internem Fachwissen und externer Expertise.
• Erhöhung des Vertrauens der Hinweisgeber durch die Sicherstellung der Vertraulichkeit und Anonymität über externe Meldestellen.
• Flexibilität bei der Anpassung an unterschiedliche Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens.

Fazit

Die Wahl des richtigen Modells für Meldekanäle und Meldestellen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Größe und Struktur des Unternehmens, den verfügbaren Ressourcen und dem Vertrauen der Hinweisgeber. Eine sorgfältige Analyse der eigenen Situation und Bedürfnisse kann dazu beitragen, das passende Modell zu finden, das den gesetzlichen Anforderungen gerecht wird und gleichzeitig eine effektive und vertrauenswürdige Umgebung für die Meldung von Missständen schafft.

Unabhängig davon, für welche Option Sie sich entscheiden, ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes entspricht und einen sicheren, vertraulichen und effektiven Meldekanal und Meldestelle bietet. So wird nicht nur der Schutz der Hinweisgeber gewährleistet, sondern auch die Transparenz und Rechenschaftspflicht in Ihrem Unternehmen gefördert.

Bitte beachten Sie, dass dieser Blogartikel keine Rechtsberatung darstellt und diese auch in keiner Weise ersetzen kann.

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